Cargaste la factura del proveedor, le diste guardar, y te diste cuenta de que pusiste el precio por unidad donde iba el total del paquete. O al revés. El stock ya subió, los costos ya cambiaron, y ahora no sabes si borrar, editar o dejarlo así. Lo primero: no borres nada todavía. Según qué te equivocaste, la solución es distinta, y elegir mal deja el inventario peor de lo que está.
Primero: ¿qué está mal, las cantidades o los montos?
Esta pregunta decide todo lo demás.
Si las cantidades están bien y solo erraste los montos, tu inventario está correcto. Lo que está mal es el costo de los productos, y eso se corrige sin tocar el stock.
Si también erraste las cantidades, entonces sí hay que deshacer la compra completa y volver a cargarla, porque el inventario no refleja lo que tienes en el local.
Cantidades bien y montos mal es el caso más común. Y es el que NO requiere deshacer nada.
Por qué el costo equivocado importa más de lo que parece
Un monto mal cargado no es un detalle cosmético. Cuando registras una compra, el sistema guarda cuánto te costó cada producto, y ese número se usa para calcular tu ganancia en cada venta futura.
Si el costo quedó inflado, tus reportes te van a mostrar que ganas menos de lo que ganas. Si quedó demasiado bajo, es peor: vas a creer que tienes margen donde no lo tienes, y el sistema no te va a avisar de nada.
Por eso corregir el costo es la parte importante, más que el total de la factura.
El error que hay que evitar: revertir a medias
La reacción natural es ir al historial de entradas y empezar a revertir producto por producto. Cuidado con eso, por dos razones.
La primera: si revertiste algunas líneas y después intentas deshacer la factura completa, un sistema mal hecho te va a restar el stock dos veces en las líneas que ya revertiste. Te quedaría inventario por debajo de lo que tienes en el estante, y eso no se nota hasta que quieres vender algo y te dice que no hay.
La segunda: revertir la entrada devuelve el stock pero, en muchos sistemas, no restaura el costo anterior del producto. Ves el inventario correcto, crees que arreglaste el problema, y el costo sigue equivocado en silencio.
Qué hacer si solo erraste los montos
- No toques el stock: está bien
- Corrige los montos de la factura, si tu sistema lo permite
- Verifica que el costo de cada producto quedó con el valor correcto
- Si el producto tiene variantes (tallas, colores), corrige el costo en cada variante, no en el producto base
En Negotiale puedes corregir los montos de una factura sin tocar las cantidades: se actualiza el total, el costo de cada producto y el historial de entradas, y el inventario queda intacto. Las cantidades no son editables ahí a propósito, y eso es lo que hace que la operación sea segura.
Qué hacer si también erraste las cantidades
Ahí sí hay que anular la factura completa y volver a cargarla. Anular no es lo mismo que borrar: la factura queda marcada como anulada, con la fecha y el motivo, y deja de contar en tus compras del mes. Un documento que desaparece sin rastro es peor que uno marcado.
Y hay un caso en el que anular no se puede: si ya vendiste parte de esa mercancía. Anular dejaría esas ventas sin respaldo en el inventario, así que lo correcto es corregir el costo y ajustar las cantidades con una entrada manual.
Cómo no volver a equivocarte
El error casi siempre nace de la misma duda: el campo pide el costo del paquete completo o el de una unidad. Si el formulario no lo dice claro, tarde o temprano te vas a equivocar.
Lo que de verdad lo previene no es un texto explicativo, es ver el resultado del cálculo mientras escribes. Si pones 10 unidades y 20 dólares, y debajo aparece 2 dólares por unidad, un error se nota al instante. Negotiale muestra ese unitario en vivo y avisa si el costo se despega demasiado de tu última compra del mismo producto.
Negotiale es el sistema de gestión hecho para negocios venezolanos: punto de venta, inventario, catálogo web y las 3 tasas actualizadas solas 4 veces al día.
Prueba 30 días gratis →